المقدمة :

تمثل المعلومات الأساسية مرتكزاً مهماً لمعرفة حجم نشاط أي مؤسسة أهلية ومدى تأثيره على المستفيدين وإسهامها بهذا النشاط في الدفع قدماً بالتنمية الاجتماعية في نطاق نشاطها. وتأتي هذه السياسة لتحديد العناصر والمعلومات الجوهرية والأساسية التي تلتزم مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية بالإفصاح عنها بانتظام لاطلاع المسؤولين والمهتمين والمستفيدين.

الهدف:

الهدف من سياسة الإفصاح عن المعلومات الأساسية هو التأكد أن مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية تلتزم بالافصاح عن جميع الأمور الجوهرية بدقة وفي الوقت المناسب، بما في ذلك الوضع الإداري والتنظيمي والمالي للمؤسسة والأداء والحوكمة وتوقيت الافصاح عنها.

الإفصاح عن المعلومات الجوهرية:

تُعَرَّف المعلومات الجوهرية على أنها “أية معلومات تتعلق بأوضاع وأنشطة المؤسسة ومستوى أدائها والمعلومات التي يتوقع أن تؤدي إلى رسم تصور محدد وجوهري عن أوضاع مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية ، لذلك يجب نشر كافة المعلومات الجوهرية المماثلة على نطاق واسع وفي حينها وبما يتوافق مع الأنظمة والقوانين.

وقد قامت مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية بوضع مجموعة من الإجراءات للعمل بموجبها فيما يتعلق بكافة اتصالات المؤسسة، وتتكون مما يلي:

الإفصاح عن المعلومات المالية:

يجب أن يعتمد مجلس الأمناء القوائم والتقارير المالية الأولية والسنوية لمؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية وأن يوقع عليها العضو المختص بأمانة الصندوق في مجلس الأمناء والمدير التنفيذي ورئيس مجلس الأمناء، وذلك قبل نشرها وتوزيعها على أعضاء المجلس وتزويد من يلزم بها. ويجب أن تقدم القوائم المالية الأولية والسنوية وتقرير مجلس الأمناء إلى الجهة المعنية بحوكمة الأوضاع المالية للمؤسسة فور اعتمادها من سعادة رئيس مجلس الأمناء.

الافصاحات في تقرير مجلس الأمناء:

يقوم مجلس أمناء المؤسسة بإصدار تقريره السنوي -خلال المهلة المحددة حسب النظام -وإرساله لمكتب التنمية الاجتماعية وإعلانه للمستفيدين، ويجب أن يتضمن تقرير مجلس الأمناء عرضاً وافياً لنشاطات المؤسسة خلال السنة الأخيرة، وجميع العوامل المؤثرة في أعمال المؤسسة.

الإفصاح عبر الموقع الإلكتروني ووسائل الإعلام ومواقع التواصل الاجتماعي:

تعطي مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية أهمية خاصة لموقعها الإلكتروني وتحديثه بصفة مستمرة باعتباره من أهم النوافذ ووسائل التواصل مع كافة أفراد الجمهور، حيث يتم تطويره وتحديثه – بصفة مستمرة – من قبل أمانة مجلس مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية ويتم التحقق من المعلومات ومراجعتها– قبل نشرها على الموقع – من قبل رئيس المجلس، وذلك لضمان توافق هذه المعلومات ومحتوياتها مع المتطلبات النظامية للإفصاح ولتجنب المؤسسة أي مخالفات قد تحدث نتيجة لنشر معلومات لا ينبغي نشرها حسب أنظمة ولوائح الوزارة.

وتقوم أمانة مجلس الأمناء بمراجعة كافة الافصاحات والأخبار الصحفية والإعلانات – قبل نشرها – بما في ذلك الدوريات والنشرات والمواد الإعلامية التي تصدرها المؤسسة وما ينشر على الصحف ومواقع التواصل الاجتماعي للتأكد من توافقها مع الأنظمة والقوانين لنظام المؤسسات الأهلية في الوزارة، وذلك لتجنيب المؤسسة أي مخالفات قد تحدث نتيجة لذلك. وعلى مسؤولي المؤسسة مراعاة ما ورد بهذه السياسة لتجنيب المؤسسة أي مخالفات بهذا الخصوص.

الافصاحات المتعلقة بالحوكمة:

تقوم مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية بالإفصاح عن سياسات الحوكمة وإجراءاتها والوثائق المتعلقة بها من خلال نشرها على موقع المؤسسة الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى حسب سياسة المؤسسة بما في ذلك ما يلي:

1) النظام الأساسي للمؤسسة.

2) دليل الحوكمة والوثائق الأخرى ذات العلاقة.

3) التقرير السنوي لمجلس الأمناء.

4) القوائم المالية الأولية (ربع السنوية) والحسابات السنوية الختامية.

5) تقرير لجان المراجعة السنوي – إن وجد-.

6) تقرير الحوكمة والالتزام السنوي-إن وجد-.

7) محاضر مجلس الأمناء ومداولاتها.

8) كافة الإعلانات والأخبار الخاصة بالمؤسسة.

9) أي تقارير أو وثائق أخرى تراها المؤسسة معززة لعملية الإفصاح والشفافية وبما لا يتعارض مع الأنظمة والقوانين.

الإفصاح المتعلق بسياسات المسؤولية الاجتماعية:

تقوم مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية بالإفصاح عن مساهماتها وسياساتها في مجال المسؤولية الاجتماعية (CSR) والإجراءات الخاصة بالعاملين والمجتمع مرة واحدة في سنة على الأقل في التقرير السنوي لمجلس الأمناء وحسب نشاط المؤسسة، وموقع المؤسسة الإلكتروني، ووسائل الاتصال الأخرى التي يقرها مجلس الأمناء عن المسؤولية الاجتماعية.

إفصاحات مجلس الأمناء:

ينظم مجلس الأمناء عمليات الإفصاح الخاصة بكل عضو من أعضائه، مع مراعاة وضع سجل خاص بإفصاحات أعضاء مجلس الأمناء وتحديثه دورياً، وذلك وفقاً للإفصاحات المطلوبة بموجب نظام الشركات ونظام السوق المالية ولوائحهما التنفيذية.

الإفصاح للجهات الرقابية:

على مجلس الأمناء إبلاغ مكتب الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية  والإعلان على موقع المؤسسة فوراً (وحسب ما يقتضيه الحال) بجميع المتطلبات النظامية المحددة في الأنظمة والقوانين مثل:

– أي تغيرات في هيكلة مجلس الأمناء (استقالة أو تعيين أو تصنيف).

– أي تغييرات في هيكلة لجان المؤسسة.

– أي تغييرات في الإدارة التنفيذية بما في ذلك المدير التنفيذي وأمين الصندوق.

وتلتزم مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية بالإفصاح عن جميع المعلومات المطلوبة بموجب لائحة هذه السياسة.

حدود الإفصاح:

لا يجوز لأعضاء مجلس الأمناء أن يفشوا شيئاً من أسرار المؤسسة. ولا يجوز لهم استغلال ما يعلمون به بحكم عضويتهم في تحقيق مصلحة لهم أو لأحد أقاربهم أو للغير؛ وإلا وجب عزلهم ومطالبتهم بالتعويض.

مبادرات إضافية لدعم مبدأ الإفصاح والشفافية:

– السعي المتواصل لتطبيق أفضل الممارسات الدولية في مجال الإفصاح والشفافية مثل معايير وموجهات ستاندرد آند بورز العالمية للإفصاح والشفافية (S&P) ومبادئ منظمة التعاون والتنمية الاقتصادية للحوكمة (OECD) وعكس ذلك في التقرير السنوي لمجلس الأمناء والموقع الإلكتروني وأي تقارير أو منشورات أخرى لمؤسسة الشيخ عبدالله بن محمد القرعاوي الخيرية.

– نشر أخبار المؤسسة ونشاطاتها بصفة دورية على موقع المؤسسة الإلكتروني وأي وسيلة نشر أخرى تراها مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية مناسبة للوصول لأكبر عدد من المستفيدين.

المتحدث الرسمي باسم مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية :

إن رئيس مجلس الأمناء هو المتحدث الرسمي باسم المؤسسة أمام كافة وسائل الإعلام ومع جمهور ومجتمع المستفيدين. كما يحق له من وقت لآخر تعيين شخص أو أشخاص آخرين من داخل المؤسسة للتحدث بالنيابة عن مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية أو الرد على استفسارات معينة متى ما لزم الأمر ودعت الضرورة لذلك.

ولا يجوز لأي شخص آخر عدا رئيس مجلس الأمناء أو نائبه أو المكلفين من قبله الإدلاء بأي تصريحات علنية حول ما يلي:

– استراتيجيات وخطط مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية

– عمليات وأنشطة مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية – الأداء المالي (الحالي والمستقبلي) والاحتياجات المالية بصفة عامة.

– التقاضي والدعاوى

– استثمارات مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية .

وعلى أعضاء مجلس الأمناء وجميع موظفي مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية غير المصرح لهم بالحديث باسم المؤسسة تحويل كافة الطلبات الواردة من المهتمين ووسائل الإعلام المختلفة للشخص المصرح له بالحديث نيابة عن المؤسسة.

مراجعة سياسة الإفصاح عن المعلومات الأساسية:

يقوم مجلس الأمناء بمراجعة سياسة الإفصاح عن المعلومات الأساسية بصفة دورية وكلما دعت الضرورة وذلك لضمان تماشيها مع القواعد والأنظمة وأنها مستوفية لمتطلبات أصحاب المصالح المختلفة.