المقدمة.

1- تحترم – مؤسسة الشيخ عبد الله بن محمد القرعاوي الخيرية – خصوصية كل شخص يعمل لصالحها، وتعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اهتمامها، إلا أن المؤسسة ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أي أنشطة اجتماعية، أو مالية، أو غيرها قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة، مع موضوعيته، أو ولائه للمؤسسة مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح.

2-تؤمن المؤسسة بقيمها ومبادئها المتمثلة في : الجودة – والشفافية – والشراكة، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن المؤسسة، لتعزيز تلك القيم وحمايتها، وذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية، أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح المؤسسة على أداء واجباته تجاه المؤسسة، أو أن يتحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب المؤسسة.

نطاق وأهداف السياسة   

1- مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات و القوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح، و نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، واللائحة الأساسية للمؤسسة، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها،دون أن تحل محلها.

2- تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح المؤسسة، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة، وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة، ومدير المؤسسة التنفيذي، وجميع موظفيها ومتطوعيها.

3-  يشمل تعارض المصالح، ما يتعلق بالأشخاص انفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوج،الأبناء ،الوالدين، الأشقاء، أو غيرهم من أفراد العائلة.

4- تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط المؤسسة بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أوعقود عمل.

5- تضمن المؤسسة العقود التي تبرمها مع استشاريها الخارجيين أو غيرهم، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة.

6- تهدف هذه السياسة الى حماية المؤسسة وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.

مسئوليات و صلاحيات مجلس الإدارة و الإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح .

1- إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.

2- يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.

3- لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة المؤسسة فيما يخص تعاملات المؤسسة مع الغير، أو تعاملات أعضاء المجلس و كبار التنفيذيين في المؤسسة أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح، و تكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية.

4- يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسؤولية عند تعارض المصالح التي قد تنشأ في سياق عمله مع المؤسسة، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح المؤسسة.

5- عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الإجراءات المنظمة لذلك.

6- لمجلس إدارة المؤسسة صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة، ورفع القضايا الجنائية  و الحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.

7- مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية و اللائحة الاساسية للمؤسسة وأنظمة الجهات المشرفة.

8- يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة، و يبلغ جميع موظفي المؤسسة، وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ.

9- يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

حالات تعارض المصالح .

1- لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح المؤسسة في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أوغير مباشر بالمؤسسة، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين. و لكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح المؤسسة أن يبدي رأياً، أويتخذ قراراً، أويقوم بتصرف لمصلحة المؤسسة، وتكون لديه في نفس الوقت إما مصلحة تتعلق بشكل مباشر أوغير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير المؤسسة يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف. إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك للسرية، وإساءة لاستعمال الثقة، وتحقيق لمكاسب شخصية وزعزعة لولاء المؤسسة.

2- هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، و يتحتم على كل من يعمل لصالح المؤسسة التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة، و تجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الامثلة على حالات التعارض ما يلي:

 ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة  أوعضو أي لجنة من لجانه، أوأي من موظفي المؤسسة مشاركٌ  أوله صلة بأي نشاط، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية، أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أوغير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف، أوعلى قدراته في تأدية واجباته ومسؤولياته تجاه المؤسسة .

ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعه و مشاركته في إدارة شؤون المؤسسة .

قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للمؤسسة.

أيضاً قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الاقارب في الوظائف أو توقيع عقود معهم.

 من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح المؤسسة في جهة أخرى و يكون بينها تعاملات مع المؤسسة.

 الهدايا و الإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف المؤسسة من أمثلة تعارض المصالح.

 الاستثمار أوالملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من المؤسسة أو تبحث عن التعامل مع المؤسسة .

 إفشاء الأسرار أوإعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للمؤسسة، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.

 قبول أحد الاقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع المؤسسة بهدف التأثير على تصرفات العضو أوالموظف بالمؤسسة قد ينتج عنه تعارض المصالح.

 تسلم عضو مجلس الإدارة أوالموظف أوأحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أوأشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع المؤسسة أوسعيها للتعامل معها.

قيام أي جهة تتعامل أوتسعى للتعامل مع المؤسسة بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أوأحد أفراد عائلته.

 استخدام أصول وممتلكات المؤسسة للمصلحة الشخصية من شأنه أن يظهر تعارضاً في المصالح فعلياً أومحتملاً، كاستغلال أوقات دوام الجمعية، أوموظفيها، أومعداتها، أومنافعها لغير مصالح المؤسسة أوأهدافها، أوإساءة استخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالمؤسسة، لتحقيق مكاسب شخصية، أوعائلية، أومهنيةـ، أوأي مصالح أخرى.

  الالتزامات .

على كل من يعمل لصالح المؤسسة أن يلتزم بالتالي:

الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية.

 الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الوساطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية.

 عدم الاستفادة بشكل غير قانوني مادياً أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه و معارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعية.

 تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك.

 تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنوياً.

الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.

الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن بعمل لصالح الجمعية.

تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح، في حال وجوده، أو في حال طلب الجمعية ذلك.

الإفصاح .

1- يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للمؤسسة عن الحالات التالية: – حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا-

 يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.                                                                                                                                                                                                يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أومصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة/ الزوجات/ الزوج والأبناء/ البنات) في أي جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع المؤسسة أو تسعى للتعامل معها.                                                                         

يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للمؤسسة والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح.                                                                                     وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك. عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في المؤسسة أو الى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل، و بيان الإفصاح في غضون 30 يوماً من تغيير الوظيفة.                 

كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.

2- يعرض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة المؤسسة عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقاً لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية و اللائحة الاساسية في المؤسسة.

 تقارير تعارض المصالح .

1-  تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى المجلس التنفيذي / لجنة الجودة  .

2- تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي المؤسسة لدى المدير العام/إدارة الموارد البشرية .

3- يقدم مراجع حسابات المؤسسة الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح المؤسسة  و التي تنطوي على مصلحة مباشرة أوغير مباشرة لعضو المجلس، حال طلب رئيس مجلس الإدارة،         

ويضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء المؤسسة الذي يقدمه إلى مجلس الإدارة.

4- تصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يعرض على مجلس الإدارة يوضح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي المؤسسة و فقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.